La documentation, bien que souvent considérée comme ennuyeuse et banale, joue un rôle clé dans la protection des intérêts de votre entreprise et peut également protéger le chef d’entreprise. Alors qu’un simple morceau de papier peut ne pas sembler être un élément crucial pour le succès de l’entreprise, il peut fournir une immense protection si un problème juridique surgit de nulle part. Bien qu’utiles pour établir, protéger et maintenir les relations d’affaires, ainsi que les politiques et procédures commerciales globales, ces documents peuvent se révéler bénéfiques pour votre entreprise au-delà du domaine strictement juridique. Par exemple, ils peuvent servir de ressource de référence pour vos employés et partenaires associés et aider à construire une base solide pour la croissance et la réussite de votre entreprise. Pour en découvrir davantage, voir ici. Voici quelques-uns des documents juridiques vitaux pour votre entreprise.
1. Documentation sur la performance et la discipline des employés
A mesure que votre entreprise se développe au fil du temps, le nombre d’employés augmentera probablement en même temps. Que vous ayez cinq ou cinquante employés, les chefs d’entreprise doivent comprendre l’importance de documenter l’aspect administratif de la relation employeur-employé, comme la performance et la discipline des employés. La documentation qui suit et enregistre la performance et la discipline des employés fournit non seulement une ressource dans votre entreprise pour aider vos employés à se développer professionnellement au même rythme que votre entreprise, ce type de documentation peut également aider à protéger votre entreprise en cas de problèmes concernant les employés. En tant que chef d’entreprise, que feriez-vous si l’un de vos employés commençait à se relâcher au fil du temps, causant ainsi un préjudice financier et une atteinte à la réputation de votre entreprise ? N’aimeriez-vous pas disposer d’une sorte de document pour revoir ou appuyer les décisions que vous avez prises ? Dans l’éventualité où un employé promettrait de redresser la situation, mais ne parviendrait pas à mener à bien ce plan, les conséquences de ces actions peuvent être appliquées légalement, à condition qu’elles soient convenues et établies par la bonne documentation. En outre, une documentation appropriée peut vous aider à éviter des charges inutiles sur votre compte de chômage et à soutenir ces décisions disciplinaires. Personne ne veut envisager de devoir prendre des mesures juridiques contre un employé ou vice versa, mais ces documents peuvent servir de protections significatives et également faire gagner du temps et de l’argent à votre entreprise à long terme.
2. Contrats d’embauche avec les travailleurs
Un contrat d’embauche écrit clarifie les attentes de l’employeur et de son employé pour éviter tout conflit futur en abordant des aspects importants du contrat d’emploi. Un contrat de travail établit généralement la rémunération, les avantages, les responsabilités, la confidentialité et plus encore. Ce type de document établit non seulement une relation formelle entre l’employeur et le candidat qu’il cherche à employer, mais il sert part ailleurs de ressource et de référence en cas de conflit lié à un quelconque malentendu concernant le contrat de travail. En outre, ces accords peuvent empêcher un employé de s’enfuir avec vos clients ou vos meilleurs travailleurs.
3. Accords de confidentialité
Vous vous êtes déjà demandé comment la formule de Coca-Cola est restée secrète pendant plus d’un siècle ? De nombreuses entreprises ayant des secrets sur leur produit ou leur métier imposent des accords de confidentialité à leurs employés et travailleurs. Un accord ou une clause de confidentialité a été conçu pour empêcher un employé de divulguer des secrets et des informations sur l’entreprise à un concurrent ou à un tiers. Avec les jeunes employés qui changent d’emploi plus que jamais de nos jours, un accord de confidentialité vaut certainement la peine d’être envisagé si vous avez besoin de garder une grande partie des opérations et des informations de votre entreprise sous le manteau.
4. Manuel de l’employé
Un manuel de l’employé n’est pas un simple document, en soi, mais une collection de politiques et d’informations sur l’entreprise et le lieu de travail qui détaillent des sujets importants pour vos employés et établissent les normes de l’entreprise. Les chefs d’entreprises sont tenus d’informer leurs employés de certains droits et obligations. Les établir et les rédiger dans un manuel mis à jour et accessible aux employés est une méthode courante pour s’assurer que votre entreprise évite les frais civils et les pénalités. Un tel outil interne pour les employés représente un élément essentiel pour établir et appliquer les politiques actuelles et celles à venir. Le fait d’avoir ces détails décrits dans un manuel de l’employé élimine également la possibilité de malentendus entre un employé et un employeur, limitant ainsi la responsabilité en cas de poursuites impliquant ces sujets.
5. Politique de confidentialité et conditions de service
Parmi les documents juridiques les plus couramment recherchés dans les entreprises figurent les conditions de service et la politique de confidentialité. Pourquoi ces deux politiques juridiques sont-elles si importantes pour les entreprises ? Tout d’abord, les employeurs ont la responsabilité de protéger les informations personnelles des employés et des clients. Une politique de confidentialité, par exemple, communique clairement les informations qui peuvent être rendues publiques et celles qui doivent rester privées comme les dossiers médicaux des employés, les numéros de téléphone, les adresses physiques ou les adresses électroniques. De plus, une politique de conditions de service et une politique de confidentialité protègent votre entreprise de plusieurs façons, notamment en limitant ou en empêchant les poursuites des utilisateurs concernant l’utilisation de leurs informations, en ayant la possibilité de prendre des mesures contre un utilisateur qui fait un usage abusif de votre site web, qu’il s’agisse de publier quelque chose d’offensant ou d’abusif, ou de pirater le site web. Se montrer proactif dans l’évaluation des documents que votre entreprise doit établir s’avère essentiel pour votre réussite. Les chefs d’entreprise qui reconnaissent la nécessité de ces documents peuvent économiser du temps, de l’argent et des maux de tête à long terme en évitant les mésaventures juridiques dues à un malentendu ou à un manque de communication.